Gestão contábil para dentistas: tudo que você precisa saber

Você reconhece a importância da gestão contábil para dentistas? 

Muitos profissionais, especialmente aqueles que estão começando a carreira, acabam negligenciando essa atividade importante devido ao excesso de outras atribuições, o que é um problema.

Ter um consultório odontológico exige dinamismo e envolvimento com tarefas diversas, tais como organização do espaço, controle de agenda e atendimento ao paciente, e isso pode ser um tanto quanto desafiador. 

Entretanto, o que este artigo propõe é orientar você, profissional dentista, sobre o papel da gestão contábil na rotina do seu negócio, e mostrar como é possível executá-la. 

Prepare o bloco de notas e caneta para registrar tudo o que for importante ao seu consultório. Boa leitura!

O que é gestão contábil?

A gestão contábil é o procedimento responsável por coordenar as atividades fiscais e tributárias nas empresas.

Esse serviço assume a execução de cálculo de impostos, monitora que legislação esteja sendo cumprida e assegura o controle financeiro do negócio. 

A gestão contábil também pode garantir o cuidado da análise de regime tributário, controle dos valores de receitas, despesas e lucro, além da escrituração de imóveis.

Essa atividade é parte da contabilidade e utiliza ferramentas que captam os dados financeiros e de patrimônio da empresa a fim de elaborar relatórios e documentos com informações que determinem as tomadas de decisões do negócio.

Como funciona a gestão contábil para dentistas?

A gestão contábil para dentistas se propõe a assegurar que o gerenciamento de taxas, tributos, guias, recursos e investimentos ocorra da forma mais precisa e lucrativa para o consultório.

Enquanto você, dentista, está focado em cuidar dos seus pacientes e aplicar todo seu conhecimento acadêmico, a gestão contábil controla a burocracia financeira e tributária do consultório, permitindo que você esteja em dia com a legislação vigente.

Existem algumas atividades que podem ser desempenhadas pela gestão contábil para dentistas, tais como:

• abertura de empresa;
• definição do regime tributário do consultório;
• definição do tipo empresarial que melhor identifica o negócio;
• liberação de documentos, licenciamentos e alvarás;
• controle de fluxo de caixa;
• balanço patrimonial;
• planejamento contábil;
• declaração do imposto de renda.

Vamos entender cada uma delas a seguir.

Abertura de empresa

Abrir uma empresa é um tanto quanto desafiador. 

São processos burocráticos que exigem tempo e conhecimento de práticas contábeis. 

Entre os passos de abertura podemos destacar o registro na junta comercial, inscrição municipal, criação do contrato social, licenciamentos, alvarás, entre outros.

Definição do regime tributário do consultório

O regime tributário é um sistema que determina como serão cobrados os impostos de cada CNPJ, de acordo com valor de arrecadação do consultório. 

No Brasil os  mais comuns para clínicas e consultórios são: Simples Nacional e Lucro Presumido. Sendo que dentro deles ainda subdividem como Simples Nacional Anexo III ou Anexo V e Lucro Presumido Equiparado a Hospital, ISS uniprofissional ou normal.

Definição do tipo empresarial que melhor identifica o negócio

Definir o tipo empresarial é importantíssimo, afinal é ele quem ditará os parâmetros de gestão do seu negócio. 

São exemplos de tipo empresarial: 

• MEI (Micro Empreendedor Individual)(Impeditivo para dentistas);
• Empresário Individual;(Impeditivo para dentistas)
• Sociedade Empresária Limitada;
• Sociedade Simples;
• Sociedade Anônima;
• Sociedade Limitada Unipessoal.

Liberação de documentos e alvarás

Faz parte da gestão contábil garantir a liberação dos documentos e alvarás necessários para a regularização do negócio. 

Por exemplo:

• Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);
• Contrato Social;
• ;
• Inscrição e Municipal;
• Alvará de funcionamento;
• Orientação do Alvará do Corpo de Bombeiros;
• Alvará da vigilância sanitária;
• Licença ambiental;
• Cadastro na Previdência Social;
• CNES;
• PGRSS
• Demais documentos legais.

Controle de fluxo de caixa

Faz parte das atribuições da gestão contábil garantir o bom controle do fluxo de caixa, de forma que as movimentações financeiras do consultório possam estar de acordo com o modelo de negócios adotado, evitando assim penalizações dos órgãos de regulamentação.

Balanço Patrimonial

O Balanço Patrimonial funciona como uma demonstração contábil. 

Ele é um documento que expõe a posição patrimonial e financeira do consultório de forma qualitativa e quantitativa durante um determinado período. 

O balanço é importante para, além de estar em dia com o Código Civil, oferecer também ao empreendedor mais clareza e transparência sobre as condições financeiras do seu empreendimento, permitindo assim um gerenciamento qualificado.

Planejamento contábil

O planejamento contábil é uma medida administrativa que visa elaborar, executar e acompanhar a gestão financeira do negócio. 

Esta é uma atividade importante para qualquer tipo de empresa que deseje manter-se sólido, competitivo e escalável, e para o consultório odontológico não seria diferente.

De forma prática, o planejamento contábil possibilita que movimentos como análise de projeções, gestão de despesas e novos investimentos sejam executados com respaldo nos dados e informações reais a respeito do consultório.

Isso garante mais previsibilidade, agilidade de intervenção e efetividade das ações práticas.

Declaração do Imposto de Renda

O imposto de renda é um tributo federal, como o próprio nome já diz, sobre a sua renda. De forma mais clara, ele é aplicado sobre o quanto você ganha. 

Anualmente, a Receita Federal solicita que os contribuintes façam a declaração de seus ganhos e gastos, para que seja evidenciado se o que você pagou de imposto realmente é compatível com a sua renda. 

Em alguns casos, há restituição de valores excedidos. Em outros, necessidade de quitação. 

A declaração engloba uma série de demonstrativos que podem acabar comprometendo o tempo do empreendedor, por isso ter um profissional contábil pode tornar esse processo mais ágil e eficiente.

Quais as vantagens da gestão contábil para dentistas?

Diante de tanta burocracia resolvida e processos bem gerenciados, seu negócio pode obter uma série de vantagens com a gestão contábil para dentistas. 

Veja abaixo!

1. Promove a separação de gastos da clínica com gastos pessoais

Talvez este seja um dos melhores impactos da gestão contábil. 

Muitos empreendedores caem no erro de misturar suas contas pessoais com os gastos do negócio. 

Isso provoca uma bagunça na gestão financeira, impacta os rendimentos e ainda expõe a imaturidade do negócio.

2. Organiza e controla pagamentos necessários para o funcionamento legal do negócio

Guias, taxas, tributos, impostos, a gente vive tendo que gerenciar esses pagamentos para estarmos em dia com os órgãos de fiscalização. 

Deixar de quitar essas contas pode representar um risco grande de penalizações e os atrasos acarretarem juros excedentes.

Ter uma boa gestão contábil garante a previsibilidade desses custos e a precisão no pagamento.

3. Torna as decisões de gestão mais precisas

Todo empreendedor, independente do segmento que atua, é um gestor de decisões. 

E decisões impactam o momento e o futuro do negócio. Decisões erradas acarretam diversos impactos negativos, o que pode ser evitado tendo uma gestão contábil ao seu favor.

4. Oferece uma visão estratégia do controle financeiro do consultório

O controle financeiro é essencial para garantir a sustentabilidade do negócio. 

Ter uma visão estratégica no pagamento de dívidas e novos investimentos faz com que o processo de desenvolvimento do projeto empresarial ocorra de forma mais assertiva e rápida.

5. Mantém sua situação fiscal em dia

Estar com a sua situação fiscal em dia garante que você tenha condições de gerenciar seu consultório sem restrições de investimento e recebimento de pagamentos. 

Emissão de notas, empréstimos e consultas de crédito acabam sendo comprometidas em caso de pendências fiscais.

6. Ajuda a precificar seus serviços odontológicos

Você sabe o porquê cobra o que cobra pelos seus serviços? Será que seu negócio é realmente sustentável? Qual a projeção para começar a lucrar após o início do empreendimento? Essas são respostas que a gestão contábil é capaz de responder.

Tendo noção de todos os seus gastos e recebimentos, somado ao plano de negócio do seu consultório, você será capaz de assegurar uma tabela de preços que faça sentido para o sucesso do seu investimento.

7. Torna seu negócio mais preparado para o futuro

A gestão contábil amadurece o gerenciamento do negócio. 

Devido a série de procedimentos que ela exige, o empreendedor acaba assumindo um compromisso de fortalecimento das estruturas da clínica odontológica, a fim de garantir que ela esteja viva e lucrativa no futuro.

8. Dá autonomia para se preocupar com o que realmente sabe fazer

Com a gestão contábil do seu consultório em dia, você tem liberdade e autonomia para conduzir outras atividades importantes do dia a dia da sua profissão. 

Isso representa mais efetividade no que de fato você se preparou para ser.

9. Demonstra a maturidade do negócio

Ter uma gestão contábil qualificada comprova que seu negócio não é negligente nem mesmo desleixado com o que é importante para sinalizar o gerenciamento e a maturidade do seu empreendimento.

10. Previne despesas e prejuízos indesejados

Livre-se das surpresas indesejáveis, especialmente aquelas que envolvem dinheiro. 

A gestão contábil para dentistas assegura previsibilidade e mantém em dia todas as suas responsabilidades fiscais e tributárias.

Quais as melhores práticas de gestão contábil para dentistas?

Ainda que a gestão contábil seja conduzida por um profissional especializado, o dentista terá algumas práticas a cumprir a fim de garantir que o controle da atividade contábil da clínica esteja dentro das normas exigidas. 

São elas:

• familiarizar-se com a contabilidade;
• estar próximo do contador;
• se preocupar com a organização contábil do consultório;
• não misturar finanças pessoais com as finanças do consultório;
• registrar as entradas e saídas financeiras;
• aprender a diferenciar os custos fixos dos custos variáveis;
• criar um plano de investimentos;
• se atentar à possíveis mudanças na legislação;
• estar em dia com a Receita Federal;
• manter as rotinas em dia, dentro das regras contábeis e fiscais.

Entenda cada uma delas:

Familiarize-se com a contabilidade

Ter familiaridade com os conceitos e atribuições da contabilidade é de suma importância para que você, dentista empreendedor, reconheça a importância de cada medida necessária, mesmo que burocrática.

Esteja próximo do seu contador

Estar próximo do profissional da contabilidade que lhe atende é fundamental para que exista um alinhamento de propósitos, disponibilidade de atendimento e contribuição mútua na gestão contábil do seu consultório.

Se importe com a organização contábil do seu consultório

Se importar é realmente entender e atender a todas as solicitações necessárias do seu contador, jamais diminuindo a importância daquela medida, afinal o maior interessado no sucesso do seu negócio deve ser você.

Não misture finanças pessoais com o caixa do negócio

Diferencie o caixa da sua clínica odontológica ao seu caixa pessoal. 

Isso é mais do que importante, é indispensável para a devida transparência e organização dos fluxos de despesas e receitas que movimentam o seu consultório.

Registre todas as entradas e saídas financeiras

Você é quem estará por dentro das entradas e saídas financeiras da sua clínica de odontologia, por isso esteja com esses dados sempre anotados para não deixar passar nenhuma movimentação que possa influenciar o resultado final da sua gestão contábil.

Aprenda a diferenciar custos fixos e variáveis

Ter conhecimento do que é custo fixo e variável vai possibilitar uma melhor compreensão sobre o que é possível investir ou economizar em suas despesas mensais, assim você entende qual é o orçamento necessário para manutenção do consultório e quais são os recursos que serão utilizados de forma esporádica.

Tenha um plano de investimentos

Planejar os investimentos que você fará no seu consultório a curto, médio e longo prazo, vai permitir que a sua gestão contábil tenha previsibilidade para preparar seu financeiro e garantir que nenhum imprevisto ocorra, comprometendo a efetividade do seu investimento.

Esteja atento às mudanças na legislação

Estar por dentro das leis que podem influenciar a gestão contábil do seu consultório é importante para que você adeque o que for necessário em tempo de estar sempre em dia com o município, estado ou com a União.

Esteja em dia com a Receita Federal

Faça do Leão o seu melhor amigo, caso não queira ter dor de cabeça para estar à frente da gestão do seu consultório. 

Estar em dia com a Receita Federal garante ao empreendedor autonomia e total liberdade para os investimentos e movimentações desejados ao negócio.

Não abra mão do que é certo a ser feito

Em hipótese alguma tente burlar as regras da contabilidade. 

Sabemos que existem muitos profissionais que fazem isso, mas não se associam a esse perfil de empreendedor. 

Saiba que a burocracia e os tributos contábeis, mesmo que questionáveis, são a única forma de manter seu negócio legalizado e livre de penalizações futuras.

Quais os documentos indispensáveis na gestão contábil para dentistas?

Veja só quais são os principais documentos necessários para a precisão da gestão contábil para dentistas:

• notas fiscais: registram suas entradas e saídas financeiras, especificando o investimento, o fornecedor e a data de aplicação do recurso;
• alvarás: autenticam que seu consultório está de acordo com as normas de segurança para seus pacientes;
• guias de taxas e tributos: regulamentam o status contábil e fiscal do seu negócio, liquidando dívidas com os entes públicos e órgãos fiscalizadores;
• declaração de Pessoa Jurídica: é como a identidade da natureza jurídica do seu consultório, assegurando o status ativo do consultório;
• extratos bancários: reúnem todas as transações financeiras realizadas por meio de agências bancárias, cada vez mais comum devido a diminuição do uso de cédulas de dinheiro;
• comprovante de pagamentos: declaram os seus pagamentos permitindo a transparência e precisão do fluxo de caixa;
• livro-caixa: registra todas as movimentações de caixa do seu consultório, documentando as entradas e saídas para análise contábil.

Por que ter um profissional especializado na gestão contábil do consultório?

Provavelmente, você chegou ao final deste artigo reconhecendo a importância e complexidade da gestão contábil para seu consultório.

Para isso, é preciso também considerar que sozinho dificilmente você conseguirá cumprir todas essas atribuições, devido às suas próprias responsabilidades como especialista odontológico.

Sendo assim, ter um profissional da contabilidade lhe ajudando nesse importante processo de gerenciamento empresarial, será fundamental para que haja precisão e total eficiência da gestão contábil da sua clínica.

Com esse profissional você terá autonomia para cumprir aquilo que de fato lhe interessa, que é o cuidado e atenção especializada aos seus pacientes. 

A gestão contábil para dentistas é o caminho para que seu consultório esteja em dias com as burocracias, sem prejudicar a qualidade do seu atendimento.

Quer encontrar o contador adequado para o seu consultório? Entre em contato conosco.