Se você empreende em clínica odontológica e se preocupa com uma gestão organizada e livre de prejuízos, deve já ter ouvido falar do livro caixa para dentistas. Mas afinal, como ele funciona?
O livro caixa é uma ferramenta importantíssima para a gestão de consultórios, sendo fonte essencial na hora de emitir declarações de renda.
Neste artigo você verá:
- o conceito de livro caixa;
- as especificidades para dentistas;
- como funciona o livro caixa;
- como preenchê-lo;
- diferença entre livro e fluxo de caixa;
- a importância da contabilidade para dentistas;
- o papel do contador neste trabalho;
- e um bônus com as melhores dicas financeiras para dentistas.
Deste modo, prepare um bloco de notas e anote tudo o que fizer sentido para a realidade do seu consultório. Boa leitura!
O que é o livro caixa?
O livro caixa é um livro contábil cujo objetivo é registrar todos os movimentos financeiros do consultório.
Ele é importante para que o profissional consiga obter máxima precisão na hora de fazer a declaração do Imposto de Renda.
Empresas de qualquer segmento e porte podem aderir ao livro caixa, mas para alguns esta é uma medida facultativa, enquanto para outras — aquelas que são optantes do Simples Nacional e que não possuem escritura contábil — é obrigatória.
Mesmo não sendo obrigatório, o livro caixa é importante para que a gestão tenha clareza dos recursos monetários do consultório.
O livro caixa contribui ainda para a formatação da escrituração contábil, registrando os atos administrados pelo consultório a fim de que a gestão financeira tenha mais eficiência e precisão.
De todo modo, resumidamente o livro caixa é um diário de registro de entrada e saída de dinheiro, demonstrando a fonte ou destino do recurso por meio de notas fiscais e comprovantes de pagamento.
Quais são as deduções para dentistas?
O livro caixa para dentista, assim como para outras profissões de caráter liberal, possuem algumas deduções padrões para serem registradas. Essas deduções são cruciais para definir a faixa de contribuição do Imposto de Renda a ser paga.
São exemplos deduções para dentista as seguintes despesas:
- aluguel de imóvel;
- IPTU do consultório odontológico;
- energia e água;
- plano de telefone e internet;
- despesas trabalhistas com funcionários;
- materiais de limpeza;
- insumos e ferramentas odontológicas;
- materiais de escritório e papelaria;
- honorários contábeis;
- cursos, congressos e CRO.
Por exemplo: um consultório conseguiu faturar R$30 mil em receita bruta ao final do ciclo mensal de trabalho. Mas, para isso, precisou investir as seguintes despesas:
- aluguel de imóvel: R$2.100,00;
- IPTU do consultório odontológico: R$1.200,00;
- energia e água: R$950,00;
- plano de telefone e internet: R$300,00;
- despesas trabalhistas com funcionários: R$4.000,00;
- materiais de limpeza: R$400,00;
- insumos e ferramentas odontológicas: R$1500,00;
- materiais de escritório e papelaria: R$400,00;
- honorários contábeis: R$850,00;
Logo, temos como resultado líquido de caixa o valor de R$18.300,00.
Agora, analisando a tabela da Receita Federal, qual seria a faixa de contribuição deste profissional exemplificado?
I – Até 1.903,98 – Isento
II – De 1.903,99 até 2.826,65 – 7,5%
III – De 2.826,66 até 3.751,05 – 15%
IV – De 3.751,06 até 4.664,68 – 22,5
V – Acima de 4.664,68 – 27,5%
Bom, se o nosso dentista teve faturamento líquido de R$18.300,00, logo sua faixa de contribuição se encontra no grupo V, com necessidade de declaração de impostos pagos no valor de R$5.032,50.
Esse exemplo simples demonstra a importância do livro caixa para o consultório odontológico. Com todas as despesas e receitas registradas, é possível economizar em tributos dispensáveis e fazer uma declaração de IR mais precisa e sem risco de cair na malha fina do Leão.
Como funciona o livro caixa?
Basicamente o livro caixa contém todos os registros de entrada e saída financeira do consultório.
Ele é preenchido diariamente e deve ser detalhado ao discriminar a origem dos recebimentos e a destinação do pagamento de despesas.
Nele, o dentista irá descrever pagamentos recebidos e realizados através de dinheiro, transferência bancária, cheques, cartões de crédito ou débito e pix.
É importante que tudo, exatamente tudo, seja apontado, para que a etapa de escrituração contábil não tenha furos acarretando prejuízo ao profissional e inconsistências tributárias.
Esse processo exige muita disciplina, especialmente por carecer de um detalhamento aplicado. Muitas vezes, por conta da correria, algo pode acabar passando batido, por isso fique atento às dicas de como preencher o livro caixa no próximo tópico.
Como preencher o livro caixa?
A etapa de preenchimento do livro caixa é um tanto quanto criteriosa. Isso porque para garantir total precisão dos registros, é preciso disciplina e comprometimento.
Existem algumas estratégias para facilitar a compreensão da análise do livro caixa, tais como:
1. Organização em colunas
Divida em colunas os registro das movimentações de caixa, incluindo:
- data da movimentação;
- descrição (despesa ou receita);
- natureza do recebimento ou da destinação de pagamento;
- forma de pagamento (cartão de crédito ou débito, pix, em dinheiro, cheque);
- identificação do cliente ou fornecedor;
- rótulo (fixa ou variável — nesse caso enumere as parcelas em pago/a pagar. Por exemplo: 1/3).
Isso vai assegurar uma visualização clara e organizada dos dados da movimentação financeira, evitando inconsistências na hora da análise contábil.
2. Registro cronológico
O registro cronológico, ou seja, começando pela movimentação mais antiga às mais recentes, permite que você tenha um melhor controle de datas e faça uma busca rápida em caso de consulta.
Caso contrário, você pode acabar deixando seu livro caixa bagunçado e gastando um tempo útil na identificação de movimentações.
3. Cada registro, uma linha
Ainda assegurando a organização do livro caixa para dentista, faça cada registro em uma linha, mesmo que seja o mesmo fornecedor.
4. Identifique a forma de pagamento
Não se esqueça de identificar a forma de pagamento, especialmente se for em cheque pré-datado ou vendas parceladas. É importante que essas transações sejam registradas no dia em que foram feitas.
5. Antecipe despesas fixas
O livro caixa é um caderno de registro mensal. Dessa forma, é interessante você registrar as despesas ou receitas fixas antecipadamente, a fim de que ao início de cada mês você já tenha noção do quanto poderá contar ou terá de dispor naquele período.
6. Fora do consultório, não se esqueça do registro
Recebeu ou fez um pagamento fora do consultório? Abra uma página no seu bloco de notas do celular e registre para que não se esqueça de incluir no livro caixa.
Quer saber como usar o livro caixa? Confira nossa planilha gratuita disponível para dentistas e demais profissionais da saúde: baixar gratuitamente planilha de livro caixa.
Qual a diferença entre livro caixa e fluxo de caixa?
Muitos profissionais ainda confundem a relação entre o livro caixa e o fluxo de caixa. No entanto, é importante destacar que ambas as ferramentas possuem objetivos parecidos em propósitos distintos.
Ambos visam dar ao profissional um controle financeiro necessário para a solidez e expansão do consultório. Mas, a diferença se dá a partir das características abaixo:
- Livro caixa: um registro cronológico de toda movimentação financeira, dia após dia, durante os meses;
- Fluxo de caixa: um registro macro de toda movimentação financeira, concentrando os dados registrados no livro caixa e elencados de forma pré-definida.
Ambos oferecem à contabilidade do consultório a solidez necessária para a saúde do negócio. Todo empreendimento precisa ter um bom controle financeiro para sua sustentabilidade. E o serviço contábil é fundamental para isso.
Entenda o porquê no próximo tópico!
Qual a importância da contabilidade para clínicas odontológicas?
Todo profissional liberal em algum momento pensou em ter o próprio negócio. Essa é a realidade dos profissionais dentistas. Mas, a burocracia para gestão do negócio somada às atribuições específicas tão exigentes quanto, acaba gerando insegurança.
É nesse momento que a contabilidade especializada para consultórios odontológicos faz toda diferença, afinal, contar com um suporte qualificado e personalizado alivia as complexidades da rotina contábil e permite o investimento de tempo e recurso nas atividades corretas.
É responsabilidade da contabilidade assegurar a saúde tributária, fiscal e financeira do consultório, garantindo um funcionamento regular e projetado para prosperar.
Para isso, as atividades empenhadas são:
1. Abertura de empresa
É atribuição da contabilidade preparar o caminho para a formalizar a abertura da empresa. Isso envolve:
- a criação do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);
- a quitação de licenças e alvarás;
- a definição do regime tributário e o tipo empresarial do consultório;
- a organização e deliberação de guias tributárias à pagar;
- obtenção de certificações necessárias para o funcionamento;
- entre outros.
2. Gestão tributária
Para a segurança fiscal do consultório, cabe à contabilidade a gestão tributária.
Essa atividade basicamente se resume em:
- planejamento tributário, com a previsão de taxas a pagar;
- geração de guias tributárias;
- análise tributária, que avalia as taxas que de fato necessitam ser pagas pelo consultório;
- análise da tributação de pessoa física, simples nacional e lucro presumido.
3. Controle de caixa
Tema principal deste artigo, o controle de caixa também pode ser atribuição do serviço contábil. Ela é quem irá gerir todas as movimentações financeiras de forma ordenada e planejada, visando sempre a saúde financeira do negócio.
4. Declarações anuais
Cabe à contabilidade organizar e realizar as declarações anuais do consultório, por exemplo a Declaração do Imposto de Renda e Declaração de Serviços Prestados.
5. Balanço patrimonial
É o procedimento de controle e análise, quantitativa e qualitativa, do patrimônio do consultório. Ele é importante para a gestão de investimentos e para a avaliação de desenvolvimento da clínica odontológica.
Qual o papel do contador na gestão financeira para dentistas?
Para além das atividades já descritas no tópico acima, o contador cumpre o papel de suporte para a gestão financeira de dentistas.
É esse profissional que assumirá a parte burocrática e dará a tranquilidade do cliente em cuidar das coisas que fazem referência direta à atividade odontológica.
Ao contar com o apoio de um bom contador, o consultório assegura o respaldo contábil necessário para que a parte fiscal esteja em dia, dando segurança jurídica para a empresa.
Quais as melhores dicas para gestão financeira de dentistas?
1. Tenha um planejamento financeiro definido
O primeiro passo para uma gestão financeira efetiva é ter um planejamento que contenha limites de gastos e previsibilidade de receita. Isso dará mais controle para os investimentos necessários e não deixará que dívidas atrasem acarretando juros.
2. Não misture despesas pessoais com despesas do consultório
Pela saúde financeira do seu consultório, em hipótese alguma misture as despesas pessoais com as despesas da clínica. Isso além de tornar a gestão mais precisa, demonstra maturidade para tocar o consultório de forma lucrativa.
3. Entenda que o lucro líquido não é seu pró labore
Ainda fazendo referência às finanças pessoais e do consultório, é preciso lembrar que o lucro líquido do negócio não é o pró labore do profissional. É sempre importante separar um percentual de caixa para eventuais imprevistos. Defina um salário no seu planejamento financeiro e não caia na tentação de retirar além disso do caixa.
4. Mantenha um bom relacionamento com fornecedores
Ter um bom relacionamento com os fornecedores do seu consultório lhe trará melhores condições de pagamento, a fim de que você possa otimizar os custos por insumos e equipamentos, e a garantir assim oportunidades de compra mais vantajosas.
5. Controle seus estoques de forma antecipada
Tenha sempre o seu estoque em dia, com total controle da quantidade de insumos necessários para os atendimentos programados.
Assim você evita ter de realizar compras emergenciais ou em fornecedores com relação pouco favorecida, encarecendo a compra e comprometendo o planejamento financeiro daquele período.
6. Conte com um parceiro contábil especializado
Contar com um parceiro contábil especializado será fundamental para garantir o cumprimento das atividades fiscais e tributárias para o funcionamento regular do negócio.
Escolher um contador especializado é uma forma de ir além dos serviços padrões, tendo um suporte experiência para a sua atividade, com total adaptação ao seu modelo de negócio.
Um exemplo disso é a Conta Dr., uma empresa contábil com domínio do segmento odontológico e médico, que oferece soluções personalizadas para gestão contábil de consultórios.
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