A propagação da pandemia de coronavírus deixou clara a importância de se tomar medidas para reduzir o impacto e a proliferação da doença nos consultórios de odontologia.
Todos os profissionais de saúde já estão colocando em prática as recomendações da Organização Mundial da Saúde (OMS) para que a exposição à Covid-19 seja menor e para proteger a sua saúde, a de sua equipe, de seus pacientes e de todas as famílias envolvidas.
No entanto, é inevitável que a pandemia do coronavírus gere impactos na odontologia, como vem impactando em outros da economia mundial. Listamos alguns deles nesse post. Leia até o final e confira.
Diminuição do fluxo de pacientes
No caso de uma crise como essa, a maioria das pessoas se torna mais cautelosas em suas decisões. Assim, será muito comum que elas não fechem orçamentos com rapidez, reduzem gastos e adiam tratamentos que possam esperar por um tempo. É fato que o número de pacientes a ser atendidos irá diminuir, principalmente nos casos de procedimentos estéticos. A maioria das pessoas está fechada em casa, obedecendo a quarentena, por isso, só irão procurar um dentista em caso de emergência.
Fornecimento de suprimentos com interrupções
O crescimento do consumo de certos insumos de saúde está impactando as cadeias de suprimento diretamente. Com isso, será muito provável que falhas de serviço, indisponibilidade de artigos e atrasos nas entregas dos fornecedores aconteçam. É preciso, por conta disso, ficar de olho nos preços abusivos a ser praticados pela falta dos equipamentos no mercado.
Fluxo futuro impactado
A união dos problemas com os suprimentos médicos com a diminuição da demanda deverá trazer efeitos econômicos negativos em cascata a todos os setores, incluindo a área Odontológica. O fluxo de caixa será impactado, principalmente o fluxo de entradas. As clínicas e consultórios que, no entanto, possuírem parcelamentos de tratamentos definidos e com o tipo de pagamento que não dependa da ida do paciente até o local podem sofrer menos.
Todo esse problema se perpetuará por um tempo considerável – talvez até anos – antes da certeza da retomada das atividades das pessoas. E levará mais tempo ainda para a economia global entrar em recuperação. Por isso, o ideal é se preparar e rever seu planejamento. É possível tomar as seguintes medidas:
1. Planejamento financeiro: com ele você terá recursos para encarar os períodos de turbulência. É preciso ter fluxo de caixa para arcar com os custos, levando em consideração a queda de receita. Caso contrário, é preciso traçar um plano para buscar e reforçar o caixa o quanto antes. Use ferramentas de planejamento financeiro para ajudar.
2. Controle de estoque: faça uma análise de seu estoque e das possibilidades de falta de produtos e como isso afetaria sua rotina. Lembrando que sem material se torna inviável realizar os procedimentos.
Esse é um período turbulento, mas que vai passar. E quanto mais preparado você estiver para enfrentá-lo, menos receberá o impacto e se recuperará mais rapidamente. Podemos lhe ajudar a minimizar os impactos do coronavírus na sua empresa de odontologia.
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Sobre a Autora:
Adriana França
Sócia fundadora da ContaDr. e Especialista em Contabilidade para Profissionais da Área da Saúde
[email protected]
Gestão de Pessoal é a área que trata do capital humano, das pessoas não só como recursos mas como seres humanos em si e que têm suas necessidades, como todos nós. Assim, tal área se propõe em melhorar o desempenho das equipes, dos departamentos e a qualidade de trabalho de cada um.
Para isso, podemos aplicar estratégias mais eficientes com boas técnicas, métodos e políticas para cada tipo de empresa. Isto é, desde uma clínica com 1 funcionário até uma rede de saúde que atua em vários países.
Então, veja neste artigo como se dá a Gestão de Pessoas e como a Contabilidade adequada pode fazer a diferença para a sua clínica e sua empresa.
Gestão de pessoal
O processo de gestão de pessoas assertivo é o que desafia sua equipe de forma motivadora e engajada. Portanto, com os métodos certos, dá para criar um ambiente produtivo e com muita harmonia, com profissionais ativos e qualificados para desempenhar suas funções da melhor forma.
Nessa visão, a gestão de pessoal na área de saúde é crucial, pois é preciso que os colaboradores estejam alinhados com as metas das clínicas e focados em seus valores. Assim, temos que, além de vários outros benefícios, isso diminui a rotatividade de pessoal, gerando maior segurança e confiança para a atuação dos médicos e dentistas.
Assim, temos os cinco pilares para uma gestão de pessoas mais eficaz, que são:
– Motivação;
– Comunicação;
– Trabalho em equipe;
– Conhecimento e competência;
– Treinamento e desenvolvimento.
A seguir, falaremos de cada pilar e para que serve no setor de medicina.
Motivação
Esse é o 1º pilar que deve ser visto, pois é a partir de da motivação que as atividades rodam de forma mais eficiente e com resultados positivos. Sabemos que precisamos estar motivados para fazer nosso melhor, seja num projeto, na vida ou numa empresa. Então não seria diferente com as clínicas e consultórios.
Profissionais instigados a participar rendem mais, aumentam sua produtividade e colaboram mais e melhor nas atividades da empresa, por exemplo. E, quando todos aumentam sua produtividade, a empresa toda ganha. Por isso a frase: trate seus funcionários como clientes, para que eles tratem o seu cliente ainda melhor!
Comunicação
Esse pilar é o ponto que integra os profissionais da empresa de forma participativa. A informação bem recebida e bem passada é algo básico dentro das melhores clínicas médicas. Isso para que se tenha o melhor atendimento de pacientes e serviços de maior qualidade.
A gestão de pessoas faz com que a comunicação seja quase que natural, criando um ambiente onde o trabalho em grupo é destaque para o segmento. No entanto, é bom lembrar que o processo de comunicação se divide em duas áreas: a área interna e a externa.
Na interna se deseja uma comunicação orgânica forte, em que a informação flua entre todos, para que não haja perda de dados e que toda a equipe esteja alinhada. O que acaba por melhorar a área externa, que é a tratativa com os seus clientes. Que deve ser trabalhada com toda a equipe de forma igual.
Trabalho em equipe
Um ambiente produtivo é o que os profissionais trabalham em grupo, colaboram de forma ativa para uma melhor performance de todo o seu setor. Com isso, é uma boa prática usar softwares, atividades integradas, reuniões etc. para as decisões sejam mais assertivas nesses espaços.
Lembrando que se se quer chegar longe, é melhor ir em conjunto. Isso trás benefícios a cada um e o relacionamento cria um ciclo virtuoso que é notado por qualquer cliente. Assim, ele se sente melhor em voltar ao negócio e beber daquela fonte.
Conhecimento e competência
Uma estrutura ideal para a área de saúde exige conhecimento e competência para execução das atividades. Seja na área de gestão como em qualquer outra. Passa pela limpeza, pelos técnicos, atendimento e operação.
Assim, a seleção de profissionais qualificados se dá no momento do processo seletivo, onde é organizada uma estrutura de profissionais capazes de fortalecer o setor. Mas também é sempre reavaliada e melhorada ao longo do tempo de trabalho.
Treinamento e desenvolvimento
A contratação de pessoal não é o único momento em que se constrói uma cultura organizacional forte para a área de saúde, como já falamos acima. Como o ser humano está em constante desenvolvimento, o treinamento das equipes de profissionais atuantes também é algo que deve ser levado em conta.
Alguém que podem lhe auxiliar tanto em treinamentos, quanto na gestão e criação de uma cultura sólida é o contador. Com uma consultoria contábil é possível tornar os processos mais eficientes e as pessoas mais valorosas. Ou seja, definir as estratégias mais assertivas e ter uma gestão de pessoal com a capacitação e impacta no desempenho de suas atividades.
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Resumindo
O que é Gestão de Pessoas?
Assim como o capital financeiro é o valor que o dinheiro de uma empresa tem para investir, o Capital Humano é o valor que os Colaboradores têm para contribuir com a empresa e o crescimento comum de todos. A Gestão de Pessoas é justamente a forma de potencializar cada colaborador para ter uma melhor qualidade de trabalho e produtividade.
Quais os objetivos da Gestão de Pessoas?
A Gestão de Pessoas tem como meta trazer o que há de melhor em cada colaborador de uma empresa. Por exemplo, aumentar o bem estar empresarial, melhorar o atendimento ao cliente e trazer uma produtividade saudável para o ambiente organizacional.
Gestão de Pessoas em Clínicas e Consultórios:
Por serem tipos diferentes de empresas quando comparadas àquelas tradicionais, as Clínicas e Consultórios tem suas especificidades. Mas algo comum é a Motivação que seus funcionários precisam para exercer bem o papel deles e treinamento para que façam a ponte entre a empresa e os clientes da forma estipulada pela empresa.
Sobre a Autora:
Adriana França
Sócia fundadora da ContaDr. e Especialista em Contabilidade para Profissionais da Área da Saúde
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A pandemia do novo Coronavírus não afeta apenas a gestão de clínica e consultórios e vários países de todo o mundo já vêm tomando medidas para tentar controlar a curva de propagação da doença. A maior medida tomada, tanto aqui, quanto nos outros países mais afetados é o isolamento social e a quarentena. Essa atitude tenta impedir que as pessoas tenham contato entre si e acabem aumentando o avanço do vírus.
Porém, o isolamento social forçou a parada de todo o comércio e de vários dos serviços do dia a dia. Essa parada, por sua vez, implica em um impacto muito ruim para a economia, abrindo espaço para uma nova crise que vai atingir todos os setores do país. O setor da saúde inclusive, fazendo com que diversos médicos acabem sofrendo consequências severas.
Os impactos do novo Coronavírus para clínicas e consultórios
Os médicos estão na linha de frente do combate ao COVID-19, seja em pesquisas, seja tratando dos pacientes. E pode até ser uma surpresa imaginar que o setor também terá grandes problemas. Mas, além das dificuldades geradas pela falta de médicos, de respiradores e leitos, diversos médicos que têm a renda dependente de consultórios menores também estão ameaçados.
A lógica é similar à de uma empresa normal. Com o isolamento social, a maioria das pessoas vai deixar de procurar por quem está nas áreas da medicina. Profissionais como cirurgiões plásticos, dermatologistas, nutrólogos e oftalmos, por exemplo, serão muito afetados. E vários deles dependem quase que exclusivamente da renda de consultas particulares e do trabalho do dia a dia em consultórios. Por isso a gestão da sua clínica em época de COVID é crucial!
Com a queda na procura, vem a queda na receita, ao passo que as contas pouco caem também. O que pode levar vários médicos a terem dificuldades.
Clínicas maiores tendem a ter planos de contingência ou reservas para enfrentar o momento de crise e devem sair com prejuízos menores. Enquanto isso, empresas de convênio pouco serão afetadas, já que é difícil que os clientes escolham cortar o plano de saúde, por exemplo.
Dicas para se manter mesmo na crise do Coronavírus
Todo setor do país passará por esse momento de crise com dificuldade. E os médicos liberais e de consultórios menores terão que adotar algumas medidas durante o período. A primeira dica para escapar da crise é assumir de forma direta o financeiro do consultório, organizando todas as entradas e saídas de dinheiro.
Dessa forma, o médico tem muito mais controle e fica mais fácil ver quais gastos devem ser mantidos, quais deles podem ser cortados e quais devem apenas diminuir. Além disso, fica mais fácil determinar quais são as fontes de renda mais cruciais a se manter, o que, por sua vez, pode ajudar no planejamento das soluções. Por exemplo, preparar planos ou agendar consultas especiais para pacientes específicos do consultório.
Investimento em tecnologia
A segunda dica é investir em consultas virtuais e na telemedicina. Isso ajuda na gestão da sua clínica no meio da crise, por exemplo. Essa é uma forma de manter o contato com pacientes e, ao mesmo tempo, garantir que todos estejam seguros, evitando o contato direto.
Claro que essa é uma forma menos eficaz de atendimento, já que impossibilita que o médico examine seu paciente, mas, ainda assim, pode ser uma forma de continuar gerando renda e de não parar com os clientes.
O uso da medicina virtual também é uma ótima ferramenta para a fidelizar seus pacientes. A quarentena pode fazer com que muitos deles acabem deixando de procurar sua clínica depois que o problema estiver controlado. Por isso, além da telemedicina, estratégias como marketing, uso de blogs e contato frequente nas redes sociais se tornam formas importantes de manter o paciente.
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Leia também: A importância da contabilidade no processo de abertura de uma clínica médica
Sobre a Autora:
Adriana França
Sócia fundadora da ContaDr. e Especialista em Contabilidade para Profissionais da Área da Saúde
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O Imposto de Renda é o terror para muita gente, seja pelo alto valor a ser pago, seja por medo de efetuar a declaração de forma errada. E esse temor é real, seja qual for seu ramo de atividade, pois cada um possui as suas particularidades e, neste artigo, vamos falar sobre o Imposto de Renda para os dentistas.
É preciso estar atento, pois mesmo que a declaração gaste tempo, o ideal é que se faça com muita cautela para evitar problemas futuros.
Tanto para quem trabalha como autônomo quanto para os que têm um consultório, é crucial ter atenção com as Notas Ficais e com os dados da declaração. Portanto, veja a seguir quais os cuidados que o dentista precisa tomar na hora de fazer a sua.
Principais cuidados
1. Rendimentos
É preciso informar todos os rendimentos de forma correta, pois qualquer omissão pode trazer dores de cabeça futuramente.
Isso acontece quando o dentista esquece, por exemplo, de declarar algum trabalho feito como autônomo. Já que a falta de todas os dados pode ser vista como sonegação e trazer muitos transtornos.
2. Colocar todos os dados de forma correta
A tecnologia trouxe vários benefícios e, atualmente, as pessoas têm utilizado os smartphones para fazer quase tudo. Mas é preciso estar atento na hora de fazer a declaração do Imposto de Renda, pois as chances de errar na hora de digitar algum dado são grandes.
3. Informe os rendimentos dos dependentes
Com a correria do dia a dia em um consultório, pode acontecer alguns deslizes na hora de efetuar a declaração. Sendo assim, procure informar todos os rendimentos dos seus dependentes.
4. Informe os salários
Caso você possua funcionários, informe os salários e todos os demais gastos que possua para manter sua equipe. Ou seja, preencha em seu livro caixa tudo que seja relativo a gastos com colaboradores além das receitas e despesas da clínica.
5. Informe os rendimentos de Pessoa Física
Os seus pacientes poderão declarar em seus impostos os seus serviços. Dessa forma, é importante que você indique esses rendimentos em sua declaração e informe o CPF desses clientes.
6. Informe os rendimentos isentos
Tudo que for referente às participações ou distribuições de lucros da sua clínica, caso sua clínica possua CNPJ. Assim, o governo tem noção de como o dinheiro é dividido e pode rastreá-lo sem dificuldades.
7. Informe os bens
O dentista não pode se esquecer de informar os seus bens, tais como veículos, aplicações, imóveis, além de cotas do consultório, caso você seja sócio.
Conclusão
Como é possível perceber, o Imposto de Renda para dentistas exige muita organização, além de precisar que o profissional possua um bom conhecimento na hora de preencher a declaração.
O ideal é que todos os dados fiquem organizados desde o início do ano de trabalho, pois isso vai evitar complicações na hora do preenchimento. Uma boa dica é manter um livro-caixa sempre atualizado e todos os recebimentos por CPF já contabilizados.
Dessa forma, a declaração do Imposto de Renda será feita com mais tranquilidade e dentro do prazo.
É importante inserir no livro-caixa, todas as informações sobre gastos e despesas para que a clínica odontológica fique funcionando. Isso inclui aluguel, contas a pagar, salários dos colaboradores entre outros.
Para saber mais sobre como podemos te ajudar, entre em contato conosco.
Leia também: Como escolher o melhor regime tributário para as clínicas odontológicas?
Resumindo
O que não esquecer no Imposto de Renda?
- Rendimentos;
- Colocar TODOS os dados;
- Informe de rendimento de dependentes;
- Salários;
- Rendimentos Isentos;
- Bens e Patrimônio.
É preciso declarar poupança no IR?
Sim! Inclusive, por via das dúvidas é bom declarar TODOS os investimentos, principalmente as Ações!
Qual a diferença de IR para Dentistas?
Cada Classe tem sua especificidade. No caso dos dentistas é de extrema importância lançar TODOS os CPFs dos pacientes tratados no último ano. Tendo em vista que eles podem lançar também e a Receita cruzará esses dados.
Sobre a Autora:
Adriana França
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Administração de um consultório odontológico envolve o relacionamento com o paciente, o marketing, a folha de pagamento, entre outras tarefas. Além disso, a contabilidade precisa de uma atenção especial, devido à importância para o negócio.
Um bom gerente consegue atuar com multitarefas e ainda se certificar de que tudo está andando conforme o planejado. Mas e a contabilidade para os consultórios odontológicos? É possível ter bons resultados com tantas tarefas para realizar? Vamos ver nesse artigo qual a melhor solução para você obter os melhores benefícios da contabilidade.
Por que é tão importante a contabilidade para consultórios odontológicos?
O trabalho da contabilidade em consultórios odontológicos é conciliar as informações financeiras com a ação operacional. A contabilidade serve de base para tomada de decisões. Por isso é fundamental que as operações contábeis sejam muito bem feitas, pois as decisões que partem delas serão fundamentais para o desempenho do consultório.
Por outro lado, os problemas advindos de decisões com base em informações imprecisas podem ser catastróficos. O caminho ideal é a atenção máxima a essas informações.
O registro financeiro irá incluir todas as transações, as contas bancárias e boletos a pagar, contas para receber e o faturamento atual, além da dinâmica do fluxo de caixa. A contabilidade irá utilizar todos esses dados para traçar a situação financeira do consultório odontológico.
Com análise da papelada os problemas recentes ficam evidentes. Podem surgir contas para receber, inadimplências, bem como incongruências com o imposto de renda. Em outras palavras, a análise precisa desses dados irá dar um panorama dos ganhos e perdas do consultório odontológico.
Devido à complexidade do trabalho contábil, a contratação de profissionais especializados irá garantir que a organização das informações seja feita com o cuidado necessário. Elas estarão disponíveis em relatórios, e irão ajudar a tomar as melhores decisões e planejar o futuro.
Os benefícios da contabilidade especializada
Se o trabalho odontológico é feito por excelentes profissionais, o trabalho de gestão se torna mais fácil. Toda a equipe pode encarar suas tarefas com mais facilidade. O problema é que as operações contábeis não estão dentro da especialização dos profissionais de uma clínica. É natural que seja assim.
Embora a prática da gestão exija muitas tarefas, é preciso priorizar algumas funções. Ainda mais quando o consultório passa a experimentar um crescimento econômico. Novas tarefas são assumidas, e o que importa pode ser abandonado. Se você ficar a maior parte do tempo tentando aprender contabilidade “na prática”, a qualidade das suas outras funções irá cair.
A contabilidade especializada é um serviço oferecido por empresas especializadas no seu setor. Você obtém a vantagem de ter uma equipe só para isso, sem precisar investir em contratação ou equipamentos para o trabalho. A terceirização é fundamental principalmente se você está sem tempo para focar nas ações em que é especializado.
Independentemente se você for o dono do consultório ou o administrador, é importante propor algumas melhorias na parte contábil. Vamos listar alguns benefícios para você entender por quê.
Produtividade
A contabilidade é um trabalho de tempo integral, e a prova disso é a existência de tantas empresas especializadas em oferecer o serviço. Por isso, ao terceirizar as ações contábeis, você poupa o tempo gasto com preocupações com guias e ganha tempo para investir na melhoria do serviço de odontologia.
Economia para investir
A contabilidade também serve para você identificar buracos no orçamento e economizar dinheiro. Como a clínica odontológica irá pagar apenas pelo serviço, poupando custos de produtividade, irá sobrar mais investimentos em outros departamentos. O resultado é um orçamento maior.
Redução de despesas
É fácil gastar mais do que o planejado, e certamente você ficaria surpreso com as despesas desnecessárias para manter as operações. Infelizmente é difícil ficar atento a isso quando você está focado no seu trabalho. Por isso a contabilidade especializada irá trabalhar com o intuito em reduzir essas despesas. As recomendações são sempre orientadas ao lucro, pois o trabalho de uma equipe contratada depende do sucesso financeiro do seu negócio.
Melhora da gestão
Os profissionais são especializados em obter as melhores informações contábeis para auxiliar o processo de gestão. Você tem a garantia de que os livros contábeis serão feitos com as informações precisas dos resultados obtidos, o que irá facilitar todo o trabalho de gestão e planejamento.
Menos burocracia
A contabilidade é melhor solução para diminuir a burocracia que envolve a área e a legalização do negócio. Um exemplo são as informações sobre imposto de renda, que serão bem encaminhadas para você não ter que perder tempo. A contabilidade consegue acelerar e organizar todos os processos internos.
Práticas contábeis mais consistentes
Sem dúvidas a área de contabilidade é um lugar perigoso para ser o único responsável, ainda mais quando não se é um especialista. Por isso, ter uma equipe para lidar com o trabalho garante a tranquilidade e um resultado mais consistente. A estratégia geral do negócio tem mais benefícios de longo e curto prazo.
Mais tecnologia no processo
Empresas especializadas contam com o material mais inovador e adequado para a gestão contábil de consultórios odontológicos. Por isso você terá um serviço que dificilmente teria na empresa com o mesmo valor investido. Além de ter todos os dados disponíveis, você obtém backups e registros financeiros no melhor formato para armazenamento.
Conclusão
Ainda que a contabilidade seja um assunto complexo, é importante o gestor ter uma boa ideia de como funciona. Os principais conceitos precisam ser dominados para você estar em dia com o fisco.
E quando você conta com especialistas, você fica por dentro de tudo que está acontecendo, e ainda pode se dedicar ao que sabe de melhor. Afinal, o seu objetivo é trazer mais clientes e investir no seu negócio.
Como mencionamos, há mais vantagens para consultórios odontológicos quando você conta com contabilidade especializada. Elas trabalham com mais atenção, fornecendo as informações necessárias para você poder planejar e gerir o consultório da melhor maneira.
Se você deseja contar com todos esses benefícios listados acima, entre em contato conosco. Temos o serviço adequado para a contabilidade do seu consultório odontológico, que garantirá um crescimento sustentável e duradouro. Você pode nos enviar uma mensagem por e-mail, WhatsApp telefone ou mídias sociais. Teremos prazer em lhe ajudar!
Leia também: 4 motivos para os dentistas terem uma contabilidade especializada
Resumindo
Como se faz a contabilidade de consultório odontológico?
A Contabilidade para Consultórios é mais complexa que para Profissionais Liberais, tendo em vista que num consultório há funcionários, terceirizados, que o fluxo de caixa é maior e mais variado. O que pode ser resolvido com uma Contabilidade Especializada em Consultórios.
Qual a importância da contabilidade na odontologia?
A Contabilidade especializada em Odonto faz muita diferença para os Dentistas, ela possibilita que você tenha tempo para as consultas e os procedimentos sem se preocupar com os impostos, tributos e taxas que poderiam gerar multas.
O que é necessário para abrir uma clínica odontológica?
Além de itens como Cadeira Odontológica e um espaço alugado ou próprio é necessário ter a documentação em dia:
- Registro de Autônomo;
- Registro no CRO do seu estado;
- Inscrição no INSS;
- Inscrição na Junta Comercial ou Prefeitura;
- Alvará da Vigilância Sanitária;
- Alvará do Corpo de Bombeiros;
- Inscrição com uma empresa de Gestão de Resíduos.
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Adriana França
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