Tributário

Como contratar uma secretária para o meu Consultório?

Está pensando em contratar uma secretária para o seu consultório? Veja o que precisa ser considerado para encontrar a profissional adequada.

Neste post vamos falar um pouco de dicas para contratar uma Secretária para seu Consultório ou Clínica.

Quando temos uma pessoa de confiança nos apoiando em nossa Clínica ou Consultório tudo flui melhor. Por exemplo: imagine uma secretária sem preparo atendendo um paciente exaltado, o que pode acontecer nesse encontro? Bom, com certeza isso pode ser ruim para a imagem da Clínica, então devemos selecionar muito bem a pessoa que trabalha conosco para que os resultados sejam sempre os melhores.

Perfil buscado

Vamos começar definindo o perfil do profissional certo. Ou seja, as características de quem eu quero ao meu lado no meu Consultório.

Nível escolar (nível médio ou superior?);
Agilidade nas respostas;
Ser criativo;
Confiabilidade;
Boa disposição;
Postura;
Saber utilizar o computador;
Saber ouvir.

Essas são algumas sugestões, dentro do que vemos no universo de Clínicas. Portanto, uma boa secretária tem o seguinte perfil: trabalha bem ao computador, tem facilidade com tecnologias novas, lida com pessoas de forma exemplar, organiza bem papéis e documentos, tem o controle de agenda e sabe cobrar de forma educada os paciente para assegurar sua sua saúde financeira.

Pontos importantes ao contratar secretária para o consultório

Deve-se levar em conta também, se você prefere uma pessoa com experiência prévia ou se quer treiná-la na sua forma de trabalhar. Sendo assim é necessário analisar as tarefas que serão feitas. Às vezes vale a pena investir em um curso para o novo funcionário que se sente reconhecido e pode desempenhar melhor suas atividades.

Outra opção é contratar uma empresa de RH, temos várias no mercado, mas para que eles façam uma boa contratação é necessário o perfil e as atividades que serão realizadas como citamos acima.

Se você mesmo for entrevistar o futuro funcionário, lembre-se de fazer perguntas que serão úteis no seu dia a dia, você pode fazer um teste por escrito ou até um teste prático, como uma planilha, assim você fica sabendo se a pessoa está mesmo pronta para a função.

É crucial colocar na hora de sua conversa com a pessoa todas as condições do trabalho, como horários, dias e as tarefas que serão feitas, evitando assim problemas futuros em sua Clínica.

É muito importante avaliar se o candidato tem boa relação com outras pessoas, principalmente se você já tem uma equipe. Temos visto várias falhas com a integração da equipe que além de deixar o ambiente mais pesado ainda pode impactar no atendimento ao paciente.

Amigos ou parentes podem fazer boas indicações, pois as pessoas indicadas geralmente criam um compromisso com o indicador e, quem indicou, já conhece a empresa e sabe o perfil de quem você quer.

Divulgação

Você pode expor a vaga de secretária em alguma rede social, como Facebook, Instagram ou Linkedin, mostrando já o perfil que você quer e é bom que sejam colocados os benefícios oferecidos. O Linkedin, por exemplo, tem se mostrado uma ferramenta exemplar nesse tipo de atividade. Pois é uma rede social profissional em que o objetivo de quem faz parte já é a busca de novas oportunidades.

Hoje temos vários locais para esse tipo de divulgação, por exemplo: Sindicato de classe, Conselho Regional, sites de empregos como Catho, Vagas.com, Infojobs, Indeed ou sites de associações.

Documentos necessários na admissão da secretária para seu consultório

Na admissão temos 3 meses de período de experiência na CLT, nesse tempo deve-se ver todas as atitudes da nova secretaria, pois caso queira finalizar o contrato dentro desse período de 90 dias o custo é menor que se deixar passar esse prazo. Os documentos para a contratação de uma secretária de consultório são:

Carteira de trabalho e número do PIS;
RG com CPF;
Comprovante de endereço;
Telefone e e-mail;
Documentos dos filhos menores;
Atestado médico admissional.

Conte sempre com o auxílio de um contador, evitando assim erros nos documentos.

E lembre-se, seu paciente foi bem atendido pela sua secretária? Então ele tende a ter uma fidelização no seu Consultório e o número de pessoas que ele pode indicar sempre aumenta com a satisfação. Por isso, ao contratar Secretária para seu Consultório, tenha ajuda de profissionais capacitados.

Bônus

Vimos como uma Secretária é importante para um consultório que quer ter o maior número de clientes possível, no entanto há ainda ferramentas que podem ajudar o trabalho dessa profissional. Já que 59% dos atendimentos aos pacientes ocorrem fora do horário comercial, naquele momento em que você não tem nenhum funcionário disponível.

Por fim, esse é o caso da Cloudia, a assistente virtual inteligente para clínicas modernas, que fica disponível para seus pacientes 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isto é, custos baixos e um ótimo investimento para manter o contato e relacionamento entre seu consultório e seus clientes!

Resumindo

Quem contratar como secretária/recepcionista?

O principal é contratar alguém capacitado. Mesmo que você tenha alguém na família que seria bom, contrate alguém que você sabe que será uma ótima primeira impressão para seus clientes.

Como contratar uma secretária?

Especialistas são sempre indicados! E no mercado há vários profissionais excelentes em RH.

Contratei uma secretária, e agora?

Quanto mais capacitada, melhor! Então o ideal é que você disponibilize cursos de excel, atendimento a cliente e outros mais que podem ajudar a ela e a você.