Tributário

Secretária para Clínica e Consultório

Elas desempenham tarefas fundamentais para o bom andamento do negócio. Conheça a importância da secretária de clínicas e consultórios e suas atividades.

Usaremos aqui o termo Secretária no feminino por ser o termo mais usado e pela grande maioria de profissionais dessa área serem mulheres. Mas tudo cabe a qualquer profissional dessa área.

Vamos começar diferenciando Secretária de Recepcionista, termos que são muitas vezes confundidos e que realmente têm muito em comum.

Recepcionista, como o próprio nome sugere, é a profissional que exerce sua função na recepção de clínicas e consultórios fisicamente. São responsáveis por dar as boas vindas aos pacientes e gerenciar o tempo de espera de cada pessoa que será atendida.

Já a posição de Secretária de Consultório é mais complexas. Pois esta desempenha muito mais tarefas e inclusive desempenha papéis fundamentais para o bom andamento do negócio, sendo, por assim dizer, o braço direito do médico/dentista gestor. Falaremos ainda neste artigo sobre várias das atividades desempenhadas pelas boas secretárias.

Gestão do Dia a Dia

Em uma clínica ou em um consultório é muito importante ter controle da agenda e do cronograma de atendimentos, para oferecer o melhor serviço possível aos clientes que tiverem horários marcados. Já que é assim que eles continuarão voltando e que farão o famoso marketing boca a boca, que é falar bem do seu empreendimento para amigos e familiares e isso resulta em uma maior carteira de clientes e mais lucro no fim do mês, além, é claro, de pacientes mais contentes com o atendimento.

Dentro da gestão do dia a dia de uma clínica ou consultório estão as seguintes atividades:

Acalmar pacientes;
Manter a organização (do local e dos documentos);
Auxiliar nas necessidades do Médico ou Dentista;
Agendamento de consulta;
Organização de prontuário;
Comunicação interna e externa;
Boas vindas presencial ao paciente;
Reagendamento de faltantes;
Rotinas administrativas específicas de cada empreendimento.

Também é necessário que a Secretária que trabalha para uma Clínica saiba lidar com urgências de todo tipo. Tendo em vista que muitas urgências não estão previstas, como acabar tinta ou papel de impressora, algum problema de infraestrutura como um cano furado ou uma janela quebrada, ou mesmo quando o profissional da saúde tem algum problema e não pode comparecer e cabe à Secretária informar aos pacientes daquele dia.

Por isso, é de extrema importância que a pessoa escolhida para desempenhar um dos principais postos da sua empresa seja alguém qualificado. E para que você tenha certeza disso, vamos lhe ajudar a identificar algumas qualidades que a Secretária deve ter.

Qualificações de uma Secretária de Consultório

Podemos dividir as qualificações em 2 tipos. O primeiro são as cruciais e precisam já vir com a pessoa que for assumir o cargo, que não podemos nos dar ao luxo de contratar alguém por afinidade e esperar que haja o aprendizado ao longo do caminho, pois isso pode causar danos irreparáveis ao seu trabalho. O segundo são as desejáveis, isto é, o que não é estritamente necessário, mas que ajuda muito caso a funcionária tenha tais capacidades já de início.

Crucias na contratação

Organização;
Presar pela imagem da empresa;
Profissionalismo;
Saber lidar com público;
Versatilidade.

Desejáveis e que podem ser adquiridas

Básico de gestão de pessoas;
Conhecimento em vendas;
Ensino médio completo;
Noção de gerenciamento de processos;
Noção de gestão de fornecedores;
Pacote Office, ou Google, principalmente saber ferramentas de Planilhas;

Ao garantir que a secretária de consultório que prestará serviços para você tenha essas qualificações você já está um passo a frente da sua concorrência. Pois, apesar de um paciente ir a uma clínica pelo serviços de Médicos ou Dentistas, a jornada desse cliente começa muito antes de seu encontro com o profissional de saúde. E essa Jornada é muito importante.

Jornada do Cliente

Se você já leu algo de Marketing ou Vendas já deve ter se deparado com este termo e com a sua importância para qualquer negócio que queira crescer ou se estabelecer. Caso não tenha visto ainda, não tem problema, falaremos aqui resumidamente sobre isso.

A Jornada do Cliente é justamente o que o termo nos diz. É o caminho que o cliente passa desde a primeira vez que soube sobre seu negócio ou o produto/serviço que você oferece, perpassando pelo momento do atendimento e chegando até a etapa de indicar seu negócio caso tenha ficado satisfeito. E também de lhe responder algumas pesquisas de feedback.

O importante dessa jornada é que se ela for bem feita isso traz a fidelização do cliente e nos melhores casos traz ainda mais clientes. E é aí que a Secretária entra novamente com um papel fundamental! Mesmo o Médico ou o Dentista sendo o centro das atenções, é a Secretária que cria todo o ambiente, que faz toda a interação entre Profissional de Saúde com o Paciente. E é ela que cria a sensação de um bom atendimento e a vontade de voltar àquela Clínica ou Consultório.

Então, trate sempre as Secretárias como elas são, uma peça basal na sua empresa e que deve se sentir dessa maneira.

Papel Imprescindível

Além de todos esses papéis que as Secretárias desempenham e que fazem seu negócio andar, ela tem ainda um papel mais central. Por estar no meio de tudo, por lidar com clientes, com fornecedores, com atendimento, com o médio e com o dentista, ela é a pessoa que mais conhece o operacional da sua empresa. Com isso, ela tem informações que podem alavancar sua clínica/seu consultório a outro nível.

Ela pode otimizar processos como diminuir tempos de espera ou conflito de horários, ela sabe o que incomoda os pacientes a ponto de não voltarem mais e pode lhe passar essa informação, ela entende quais as dores e necessidades do cliente e como fazer para que esse sempre volte. Ela é, sem demasia, a cara do seu negócio!

De acordo com o site vagas.com a remuneração mensal inicial de uma Secretária de Clínica é de R$ 1060,00, podendo chegar a R$1601,00 e a média dessa remuneração no Brasil é de R$ 1299,00 mensais sem contar benefícios.

Resumindo

O que faz uma secretária de consultório?

A secretária age em duas áreas: no auxílio da Gestão do Consultório junto ao Médico ou Dentista e no tratamento com os clientes. Ou seja, ela precisa conseguir fazer tarefas como gerenciar as consultas e acalmar os pacientes até prezar pela organização física e lidar com fornecedores.

Como ser uma boa Secretaria de clínica?

Uma ótima secretária conhece a jornada dos clientes da clínica/do consultório onde atua e faz com que essa jornada seja uma experiência. Além disso, é necessário sempre se qualificar com cursos de informática, atendimento e financeiro. Se tem interesse a ContaDr. pode lhe ajudar!

Secretária VS Recepcionista?

Isso está definido já no nome, a Recepcionista é responsável por lidar com os clientes na clínica ou por telefone, ela cria a boa primeira impressão. Já a Secretária faz isso e muito mais, já que ela auxilia principalmente na gestão da clínica como um todo!