A organização de documentos é uma tarefa essencial para garantir que a contabilidade do seu consultório ou clínica médica esteja sempre em dia. Manter seus documentos organizados facilita o trabalho do contador e garante que você cumpra todas as obrigações fiscais e legais. Neste artigo, vamos abordar quais documentos você deve enviar para a contabilidade, como organizá-los, as datas importantes e a importância da responsabilidade compartilhada na entrega desses documentos ao governo.
Documentos Necessários para a Contabilidade
Para que o seu contador possa realizar um trabalho eficiente e preciso, é fundamental que você envie os seguintes documentos:
- Notas Fiscais (NFs) de Serviços Prestados e Recebidos: Registre todas as notas fiscais de serviços que você prestou e também aquelas referentes aos serviços que você contratou.
- Comprovantes de Pagamento: Inclua todos os comprovantes de pagamento, como boletos, transferências bancárias e recibos diversos.
- Extratos Bancários: Forneça os extratos bancários de todas as contas relacionadas ao seu consultório ou clínica.
- Folha de Pagamento: Envie a folha de pagamento de seus funcionários, incluindo médicos, enfermeiros e equipe administrativa.
- Declarações de Impostos: Inclua cópias das declarações de impostos que você já enviou, como IRPF (Imposto de Renda Pessoa Física) e ISS (Imposto Sobre Serviços).
- Despesas Médicas: Documentos que comprovem despesas com materiais médicos, insumos, aluguel de equipamentos e outros custos operacionais.
Como Organizar os Documentos
Para facilitar o trabalho da contabilidade, é importante que os documentos sejam organizados de forma lógica e acessível. Aqui estão algumas dicas práticas:
- Digitalize os Documentos: Utilize um scanner para digitalizar todos os documentos físicos. Isso não só economiza espaço, mas também facilita o envio e o arquivamento.
- Classifique por Categoria: Separe os documentos por categorias, como notas fiscais, comprovantes de pagamento, extratos bancários, etc. Utilize pastas específicas para cada categoria.
- Organize Cronologicamente: Dentro de cada categoria, organize os documentos em ordem cronológica. Isso facilita a localização e o entendimento dos fluxos financeiros ao longo do tempo.
- Utilize Softwares de Gestão: Considere o uso de softwares de gestão financeira que permitem o upload e a categorização automática de documentos.
- Crie um Cronograma de Envio: Estabeleça datas fixas para o envio dos documentos ao contador, evitando atrasos e acúmulo de tarefas.
Datas Importantes
Abaixo está uma tabela com as principais datas para o envio de documentos à contabilidade:
| Tipo de Documento | Frequência | Data de Envio |
| Notas Fiscais de Serviços | Mensal | Até o dia 5 do mês seguinte |
| Comprovantes de Pagamento | Mensal | Até o dia 5 do mês seguinte |
| Extratos Bancários | Mensal | Até o dia 5 do mês seguinte |
| Folha de Pagamento | Mensal | Até o dia 5 do mês seguinte |
| Declarações de Impostos | Anual/Mensal | Conforme calendário fiscal |
| Despesas Médicas | Mensal | Até o dia 5 do mês seguinte |
Responsabilidade Compartilhada
A entrega dos documentos fiscais e contábeis ao governo é uma responsabilidade compartilhada entre o profissional de saúde e o contador. É essencial que você, como médico, entenda que fornecer os documentos necessários em tempo hábil é crucial para evitar multas e problemas fiscais. A comunicação clara e constante com o seu contador pode prevenir erros e garantir que todas as obrigações sejam cumpridas.
Controle de Documentos
Além dos documentos mencionados, é importante que você mantenha um controle rigoroso de outros documentos, tais como:
- Recibos de Pagamento a Autônomos (RPA): Se você contrata serviços de autônomos, é necessário manter os recibos desses pagamentos.
- Guias de Recolhimento de Tributos: Como GPS (Guia da Previdência Social), DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), entre outros.
- Contratos e Acordos: Mantenha cópias de todos os contratos e acordos firmados com fornecedores, prestadores de serviço e funcionários.
Como a ContaDr. – Contabilidade para Médicos Pode Auxiliar
A ContaDr. – Contabilidade para Médicos oferece um serviço especializado que entende as particularidades e necessidades dos profissionais da saúde. Nossa equipe está preparada para:
- Orientação Personalizada: Fornecemos orientação personalizada sobre quais documentos são necessários e como organizá-los de forma eficiente.
- Sistemas Digitais: Utilizamos sistemas digitais para facilitar a gestão e o envio de documentos, tornando o processo mais rápido e seguro.
- Lembretes de Prazo: Enviamos lembretes sobre prazos importantes para garantir que você nunca perca uma data de entrega crucial.
- Consultoria Contínua: Oferecemos consultoria contínua para otimizar a saúde financeira do seu consultório ou clínica.
Legislação sobre Documentação Contábil
A legislação brasileira exige que todas as empresas, incluindo clínicas e consultórios médicos, mantenham uma escrituração contábil regular. De acordo com o artigo 1.179 do Código Civil, “o empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico” de acordo com o Portal Contábeis.
Além disso, a Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 trata sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD), que deve ser submetida à Receita Federal anualmente até o dia 31 de maio, como diz o Conselho Federal de Contabilidade.
Para mais informações sobre as exigências legais e para acessar fontes oficiais, visite:
Conclusão
Manter uma boa organização dos documentos contábeis não é apenas uma questão de cumprir obrigações legais, mas também uma forma de garantir a saúde financeira do seu consultório ou clínica médica. Um bom fluxo de informações entre você e o contador resulta em um trabalho mais eficiente, menos problemas fiscais e uma gestão financeira mais transparente. Dedique tempo para organizar seus documentos e estabelecer uma rotina de envio ao contador, e você verá os benefícios refletidos na tranquilidade e na eficiência da sua prática médica.
Leia também: Imposto de Renda 2024: Dedução de Despesas Médicas
Resumindo
Quais documentos levar para o contador?
Notas fiscais de serviços prestados e recebidos, comprovantes de pagamento, extratos bancários, folha de pagamento, declarações de impostos e documentos de despesas médicas.
Como organizar os documentos para a contabilidade?
Digitalize os documentos, classifique por categoria (notas fiscais, comprovantes de pagamento, extratos bancários), organize cronologicamente e utilize softwares de gestão financeira. Estabeleça datas fixas para envio ao contador.
Quando enviar documentos para Contabilidade?
Envie os documentos para a contabilidade mensalmente até o dia 5 do mês seguinte, incluindo notas fiscais, comprovantes de pagamento, extratos bancários e folha de pagamento. As declarações de impostos devem seguir o calendário fiscal específico.
Sobre o Autor:
Leo Furtado
Leo FurtadoLeonardo é contador e administrador de empresas, CEO e fundador da ContaDr. professor e palestrante em contabilidade na área da saúde, especialista em ferramentas digitais, inovação e empreendedorismo, mais de 1.000 profissionais da área da saúde atendidos, avaliador do prêmio MPE do Sebrae bem como Prêmio Mineiro de Qualidade do IQM, obcecado em ajudar médicos e dentistas a pagarem menos impostos e melhorarem a gestão!
